In de moderne wereld van digitalisering en snelle communicatie zijn e-mails een alledaags middel geworden om informatie uit te wisselen. Voor veel bedrijven en professionals, met name binnen de juridische sector, is het van essentieel belang dat hun e-mails beveiligd en rechtsgeldig zijn. Traditionele e-mailmethoden bieden echter niet altijd de nodige waarborgen om aan deze vereisten te voldoen. Gelukkig biedt BaseNet, in samenwerking met Aangetekend Mailen, een effectieve oplossing die juridische communicatie vereenvoudigt en de integriteit van e-mails waarborgt. In dit blogartikel zullen we ingaan op hoe BaseNet’s aangetekende e-mailoplossing voldoet aan de eisen van de EU-verordening eIDAS en hoe het werkt binnen het BaseNet-platform.
Unieke vingerafdruk
Wanneer het aankomt op het verzenden van juridisch belangrijke documenten, is het cruciaal dat de inhoud toegankelijk is voor alle betrokken partijen en dat de authenticiteit ervan wordt gewaarborgd. Aangetekend Mailen, in samenwerking met BaseNet, biedt verschillende bestandstypen, waaronder de originele vorm, een EML-bestand en een PDF-bestand, via beveiligde servers. Hierdoor kunnen alle partijen de inhoud raadplegen en verifiëren. Bovendien wordt van elke bijlage een ‘vingerafdruk’ gemaakt, die minimaal 7 jaar wordt bewaard. Deze ‘vingerafdruk’ is een unieke code die verandert zodra er wijzigingen worden aangebracht in het document. Hierdoor kan altijd worden aangetoond welk document overeenkomt met het oorspronkelijk verzonden document.
Om de juridische geldigheid van een e-mail te waarborgen, moet het moment van totstandkoming worden geregistreerd door een onafhankelijke derde partij. Aangetekend Mailen fungeert als deze onafhankelijke derde partij en registreert wanneer de inhoud van de e-mail is verstuurd, ontvangen en opgehaald. Dit biedt een betrouwbare manier om de chronologie van de communicatie te documenteren en als rechtsbewijs te gebruiken.
Een andere belangrijke vereiste voor juridische communicatie is het voldoende vaststellen van de identiteit van de betrokken partijen. Aangetekend Mailen verifieert de identiteit van gebruikers en beheerders door middel van SSL-autorisatie tijdens het inrichten van een klant specifieke Aangetekend Mailen server. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het systeem en de communicatie veilig blijft.
Hoe het werkt?
Met de integratie van Aangetekend Mailen in het BaseNet-platform behoren het printen van documenten, ondertekenen en naar het postkantoor brengen tot het verleden. Gebruikers kunnen nu rechtstreeks vanuit BaseNet belangrijke documenten verzenden en ontvangen. Het proces is eenvoudig en efficiënt. Bij het verzenden van een e-mail hebben gebruikers de keuze tussen een normale e-mail en een aangetekende e-mail. Voor een aangetekende e-mail voegt de gebruiker een bijlage toe, behandelt de e-mail op gebruikelijke wijze en verstuurt deze met één druk op de Aangetekend Mailen knop in de BaseNet software. Indien gewenst kan er ook een digitale handtekening worden toegevoegd, waardoor de bijlage rechtsgeldig kan worden ondertekend.
Zodra de ontvanger de aangetekende e-mail heeft geaccepteerd en geopend, ontvangt de gebruiker een notificatie. Deze notificatie kan naar wens worden ingesteld. Het hele proces van de aangetekende e-mail is real-time te volgen en wordt vastgelegd in een biljet. Dit biljet wordt opgeslagen op het eigen Aangetekend Mailen dashboard en kan indien gewenst per e-mail worden verstuurd. Het biljet dient als bewijs dat alles in het werk is gesteld om het document ter kennisgeving aan te bieden, wat vooral belangrijk is in situaties waarin een conflict zou kunnen ontstaan.
Bij het ontvangen van een aangetekende e-mail wordt de ontvanger eerst gevraagd om deze te accepteren. Na acceptatie wordt de originele e-mail, inclusief alle bijlagen, ontvangen zoals de ontvanger gewend is. Bovendien wordt er een hashcodering berekend over de aangetekende e-mail, die wordt weergegeven als een ‘fingerprint’ in de e-mail. Deze hashcodering is een wiskundige formule die de echtheid van het document kan aantonen. Hierdoor kan de ontvanger de rechtsgeldigheid van de bijlage onafhankelijk verifiëren. Indien nodig kan de ontvanger de bijlagen ook ondertekenen met behulp van een digitale handtekening.
Met Aangetekend Mailen kunnen belangrijke documenten op een beveiligde en rechtsgeldige manier worden verstuurd, wat niet alleen efficiënter is, maar ook kostenbesparend. Bovendien biedt Aangetekend Mailen, in samenwerking met BaseNet, de functionaliteit van “Veilig mailen”. Deze functionaliteit maakt veilige communicatie mogelijk tussen partijen, zoals het mailverkeer tussen een kantoor en de Rechtspraak. Aangetekend Mailen voldoet aan alle eisen van de Rechtspraak, waardoor de communicatie in overeenstemming is met de geldende regelgeving.
Ten slotte is het mogelijk om via een reeds bestaande API een koppeling te leggen tussen Aangetekend Mailen en de BaseNet-omgeving. Hierdoor worden alle communicatie tussen een gebruiker en de rechtbank direct in het dossier van de cliënt opgenomen. Dit vereenvoudigt het beheer van documenten en zorgt ervoor dat alle relevante informatie op één centrale plek beschikbaar is.
Kortom, BaseNet’s aangetekende e-mailoplossing in samenwerking met Aangetekend Mailen biedt een veilige en rechtsgeldige manier om juridische communicatie te vereenvoudigen. Door te voldoen aan de eisen van de EU-verordening eIDAS zorgt het ervoor dat de inhoud van e-mails raadpleegbaar is, de authenticiteit wordt gewaarborgd, het moment van totstandkoming wordt vastgesteld en de identiteit van de partijen voldoende wordt geverifieerd. Het gebruik van deze oplossing binnen het BaseNet-platform elimineert de noodzaak om documenten af te drukken, te ondertekenen en naar het postkantoor te brengen, waardoor het proces efficiënter en kostenbesparend is.
