En el mundo moderno de la digitalización y la comunicación rápida, el correo electrónico se ha convertido en un medio cotidiano de intercambio de información. Para muchas empresas y profesionales, especialmente del sector jurídico, es esencial que sus correos electrónicos sean seguros y legalmente válidos. Sin embargo, los métodos tradicionales de correo electrónico no siempre ofrecen las garantías necesarias para cumplir estos requisitos. Afortunadamente, BaseNet, en colaboración con Registered Mailing, ofrece una solución eficaz que simplifica la comunicación legal y garantiza la integridad de los correos electrónicos. En este artículo del blog, hablaremos de cómo la solución de Correo Registrado de BaseNet cumple los requisitos del reglamento eIDAS de la UE y cómo funciona dentro de la plataforma BaseNet.
Huella dactilar única
Cuando se trata de enviar documentos legalmente importantes, es crucial que el contenido sea accesible a todas las partes implicadas y que se garantice su autenticidad. Registered Mailing, en colaboración con BaseNet, ofrece varios tipos de archivos, incluido el formulario original, un archivo EML y un archivo PDF, a través de servidores seguros. Esto permite a todas las partes acceder al contenido y verificarlo. Además, se crea una “huella digital” de cada archivo adjunto, que se conserva durante un mínimo de 7 años. Esta “huella digital” es un código único que cambia en cuanto se realizan cambios en el documento. Como resultado, siempre se puede saber qué documento corresponde al que se envió originalmente.
Para garantizar la validez legal de un correo electrónico, el momento de su creación debe ser registrado por un tercero independiente. Correo Registrado actúa como este tercero independiente y registra cuándo se envió, recibió y recuperó el contenido del correo electrónico. Esto proporciona una forma fiable de documentar la cronología de la comunicación y utilizarla como prueba legal.
Otro requisito importante para la comunicación legal es establecer adecuadamente la identidad de las partes implicadas. Aangetekend Mailen verifica la identidad de los usuarios y administradores mediante autorización SSL al configurar un servidor Aangetekend Mailen específico para el cliente. Esto garantiza que sólo las personas autorizadas puedan acceder al sistema y que las comunicaciones permanezcan seguras.
Cómo funciona.
Con la integración del Correo Certificado en la plataforma BaseNet, imprimir documentos, firmarlos y llevarlos a la oficina de correos son cosa del pasado. Ahora los usuarios pueden enviar y recibir documentos importantes directamente desde BaseNet. El proceso es sencillo y eficaz. Al enviar un correo electrónico, los usuarios pueden elegir entre un correo electrónico normal y un correo electrónico registrado. Para un correo electrónico registrado, el usuario añade un archivo adjunto, gestiona el correo electrónico de la forma habitual y lo envía con sólo pulsar el botón Correo Registrado del software BaseNet. Si se desea, también se puede añadir una firma digital, lo que permite firmar legalmente el adjunto.
Una vez que el destinatario ha aceptado y abierto el correo electrónico registrado, el usuario recibe una notificación. Esta notificación puede configurarse como se desee. Todo el proceso del correo electrónico registrado se puede seguir en tiempo real y se registra en una nota. Esta nota se almacena en el propio panel de Correo Registrado del usuario y puede enviarse por correo electrónico si se desea. La nota sirve como prueba de que se ha hecho todo lo necesario para ofrecer el documento para notificación, lo que es especialmente importante en situaciones en las que pueda surgir un conflicto.
Al recibir un correo electrónico registrado, primero se pide al destinatario que lo acepte. Tras la aceptación, se recibe el correo electrónico original, incluidos todos los archivos adjuntos, tal y como está acostumbrado el destinatario. Además, se calcula un código hash sobre el correo electrónico registrado, que se muestra como una “huella dactilar” en el correo electrónico. Este código hash es una fórmula matemática que puede demostrar la autenticidad del documento. Esto permite al destinatario verificar de forma independiente la validez legal del archivo adjunto. Si es necesario, el destinatario también puede firmar los archivos adjuntos utilizando una firma digital.
Con Aangetekend Mailen, los documentos importantes pueden enviarse de forma segura y legalmente válida, lo que no sólo es más eficaz, sino que también ahorra costes. Además, en colaboración con BaseNet, Aangetekend Mailen ofrece la funcionalidad “Correo Seguro”. Esta funcionalidad permite una comunicación segura entre las partes, como el tráfico de correo entre una oficina y el Poder Judicial. Aangetekend Mailen cumple todos los requisitos del Poder Judicial, garantizando que la comunicación se ajusta a la normativa vigente.
Por último, es posible establecer un enlace entre Correo Registrado y el entorno BaseNet a través de una API ya existente. Esto permite que todas las comunicaciones entre un usuario y el tribunal se incluyan directamente en el expediente del cliente. Esto simplifica la gestión de documentos y garantiza que toda la información relevante esté disponible en una ubicación central.
En resumen, la solución de correo electrónico registrado de BaseNet, junto con el Correo Registrado, proporciona una forma segura y legalmente válida de simplificar la comunicación legal. Al cumplir los requisitos del reglamento eIDAS de la UE, garantiza que el contenido de los correos electrónicos sea visible, se garantice su autenticidad, se establezca el momento de creación y se verifique suficientemente la identidad de las partes. El uso de esta solución dentro de la plataforma BaseNet elimina la necesidad de imprimir, firmar y llevar los documentos a la oficina de correos, haciendo que el proceso sea más eficaz y rentable.
