Wwft voor advocaten: grip op je cliënten-onderzoek

• de aan- of verkoop van registergoederen
• het beheren van geld, effecten of andere waarden
• het oprichten of beheren van vennootschappen en andere rechtspersonen
• de aan- of verkoop van aandelen of de overname van een onderneming
• fiscale werkzaamheden die vergelijkbaar zijn met die van een belastingadviseur
• het vestigen van een hypotheekrecht, of optreden namens je cliënt bij een financiële of vastgoedtransactie

Werk dat onder de procesvrijstelling valt, valt buiten de Wwft. Dat is het bepalen van de rechtspositie van je cliënt, vertegenwoordiging en verdediging in rechte, en advies voor, tijdens of na een procedure. Mediation en schikkingsonderhandelingen vallen er ook onder, zolang ze verband houden met een concreet geschil. Je cliënt identificeren doe je wel altijd, op grond van de Verordening op de advocatuur (Voda). De volledige tekst lees je in de Wwft.

Cliëntenonderzoek is het onderzoek waarin je de identiteit van je cliënt en zijn vertegenwoordiger vaststelt en verifieert, de uiteindelijk belanghebbende (UBO) identificeert en het doel en de aard van de zakelijke relatie vaststelt. Hoe diep je gaat, hangt af van het risico: vereenvoudigd bij een laag risico, verscherpt bij een hoog risico. Is je cliënt een politiek prominente persoon (PEP), dan is verscherpt onderzoek altijd verplicht. Zolang het onderzoek niet is afgerond, ga je de zakelijke relatie niet aan, en daarna houd je de relatie doorlopend in de gaten.

De compliance manager ondersteunt het deel van de Wwft dat over je cliënt gaat: het cliëntenonderzoek, de doorlopende controle en de vastlegging ervan. Met de checklist, gebaseerd op de richtlijnen van de NOvA, leg je het risicoprofiel vast, en daarna haalt de compliance manager de informatie die je aanlevert door elf databases, met onder meer PEP- en sanctiechecks en UBO-checks. Na de acceptatie volgt hij je cliënt dagelijks op sanctielijsten en wijzigingen in de KvK, en op de relatiekaart in BaseNeQXt zie je wanneer de volgende controle gepland staat. Elke check, elk antwoord en elk besluit ligt vast in een dossier dat je aan de deken kunt laten zien.

De Wwft vraagt meer dan het cliëntenonderzoek, zoals het melden van ongebruikelijke transacties bij de FIU, een risicoanalyse van je kantoor en opleiding van je medewerkers. Die verplichtingen regel je buiten de compliance manager.

Ja. De Wwft vraagt dat je het cliëntenonderzoek schriftelijk vastlegt en de gegevens bewaart tot vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie. Dat geldt ook voor een cliënt die je al jaren kent. De NOvA adviseert om die informatie bij het dossier te bewaren, zonder deze te vermengen met de inhoud van de zaak. Vraagt de deken om je dossier, dan telt wat erin staat en niet wat je weet.

In BaseNeQXt beheer je de relatie, synchroniseer je de gegevens met een druk op de knop en zie je de uitkomst van het onderzoek. In de compliance manager vul je de checklist in, verifieer je identiteit en UBO en lopen de checks. Alleen wie het onderzoek uitvoert, werkt in de compliance manager. De rest van je kantoor ziet status, geldigheid en de volgende controle op de relatiekaart. Een adres of e-mailadres pas je aan in BaseNeQXt, want daar zijn de relatiegegevens leidend.

Vanaf 10 juli 2027 geldt de Europese antiwitwasverordening, de AMLR (Anti‑Money Laundering Regulation). Het cliëntenonderzoek wordt strenger, je legt meer informatie vast in je dossier en de uiteindelijk belanghebbenden moeten scherper in beeld. Leg je het onderzoek nu al per cliënt vast, dan heb je die informatie bij de hand als de nieuwe regels ingaan.