Beveiligd en rechtsgeldig documenten versturen per e-mail dankzij de naadloze software-integratie met BaseNet. Naast het veilig mailen met de Rechtspraak levert het direct een aantal voordelen op voor ieder kantoor.
Oplossing
Met de integratie van Aangetekend Mailen in BaseNet is het afdrukken, ondertekenen en naar het postkantoor brengen van documenten verleden tijd. Gebruikers kunnen nu direct vanuit BaseNet belangrijke documenten verzenden en ontvangen.
Je verstuurt eenvoudig een e-mail met bijlage via de ‘Aangetekend Mailen’ knop. Indien nodig kun je een digitale handtekening toevoegen voor rechtsgeldige ondertekening. Zodra de ontvanger de e-mail accepteert, ontvang je een melding. Het hele proces is realtime te volgen in je dashboard, en je kunt wanneer gewenst updates per e-mail ontvangen.
Voordelen
Met Aangetekend Mailen kun je standaard ook ‘Veilig mailen met Rechtspraak’. Deze functie zorgt ervoor dat je veilig e-mails kunt versturen naar Rechtspraak, met hetzelfde gemak als een reguliere e-mail, zonder gebruik te maken van externe portalen of het continu up- en downloaden van documenten. Inkomende berichten van Rechtspraak worden direct afgeleverd in je BaseNet-inbox.
Samen met Aangetekend Mailen kun je e-mails beveiligd en rechtsgeldig te versturen. Om de mails met een juridisch geldende status te mogen versturen moet Aangetekend Mailen zich aan de volgende punten van de EU-verordening eIDAS houden:
- Inhoud raadpleegbaar door beide partijen:
De inhoud van de e-mail wordt via verschillende bestandstypen aangeboden. Je kunt hierbij denken aan de originele vorm, een EML-bestand, en een PDF-bestand.
- Authenticiteit inhoud wordt gewaarborgd:
Van de bijlage(n) wordt een digitale ‘vingerafdruk’ gemaakt, die minimaal 7 jaar wordt bewaard. Deze vingerafdruk is een unieke code, gegenereerd met complexe wiskundige formules. Zodra het document verandert, wijzigt ook de code. Zo kun je altijd aantonen dat een document overeenkomt met het oorspronkelijk verstuurde bestand. Zowel de bijlage(n) als de vingerafdrukken kunnen door beide partijen op elk moment worden geverifieerd.
- Moment van totstandkoming vastgesteld:
Wanneer je een e-mail als rechtsbewijs wilt gebruiken, zal een onafhankelijke derde moeten registreren wanneer de inhoud is verstuurd, ontvangen en opgehaald. Aangetekend Mailen fungeert in deze situatie als de onafhankelijke derde partij.
- Identiteit van partijen voldoende vastgesteld:
Bij Aangetekend Mailen wordt de identiteit van partijen geverifieerd tijdens het instellen van een klantspecifieke server met SSL-autorisatie voor de klant, gebruikers en beheerders.
Standaard ontvangstbevestigingen in e-mailprogramma’s en zelfs het aangetekende postproces voldoen niet aan deze voorwaarden, waardoor Aangetekend Mailen de perfecte oplossing is.
