Urenlekkage is de tijd die je wel besteedt maar niet registreert of declareert. Dat is niet alleen wat je vergeet te schrijven, maar ook de minuten waarin je zoekt waar een stuk staat en dus niet aan de zaak werkt. Bij advocatenkantoren lekt die tijd niet weg op één moment. Het zit in de kleine momenten per dag die je nooit apart telt: een document dat ergens anders staat dan je dacht, een e-mail die eigenlijk een dossierupdate was maar nergens is gelogd, een declaratie die pas aan het einde van de week wordt opgemaakt.
Kortom, informatie die op meerdere plekken staat en waarbij registreren een aparte handeling is. In deze blog lees je waarom urenlekkage zo moeilijk te detecteren is, hoe het eruitziet op een doorsnee dag en wat je eraan kunt doen.
Waarom je urenlekkage nooit ziet
Je ziet urenlekkage niet, omdat elk moment op zichzelf te klein is om op te vallen. Vijf minuten hier, tien minuten daar: te weinig om er echt iets aan te doen. Je weet dat je soms tijd verliest, maar je koppelt die losse momenten nooit aan een totaalplaatje.
Waar het weglekt komt ook niet naar boven in je cijfers. Je ziet aan je declarabiliteit wel dat het percentage tegenvalt, maar niet waar het weglekt.
Hoe urenlekkage eruitziet op een doorsnee dag
Je opent een dossier en zoekt de laatste versie van een document. Staat het in je mail, op de gedeelde schijf of toch in het systeem? Drie minuten.
Even later belt een cliënt over de overeenkomst die vorige week de deur uit ging. Je weet het antwoord wel, maar je klikt langs drie plekken voor je het met zekerheid geeft. Vier minuten.
Aan het einde van de dag registreer je je uren en reconstrueer je uit je agenda, je mail en je geheugen wat je precies hebt gedaan. Een deel vergeet je. Vijftien minuten.
Een week later maak je een declaratie op voor een zaak die al is afgerond en zoek je terug wat er is gedaan, wanneer en door wie. De informatie is er wel, maar verspreid. Twintig minuten.
Elk van die momenten is te klein om aan te pakken. Bij elkaar zijn het al snel drie kwartier per dag per persoon. Bij vijf advocaten komt dat neer op ruim 800 uur per jaar.
Vul je eigen uurtarief in en je ziet wat het jou elk jaar kost.
Wat je eraan doet
Urenlekkage concentreert zich op twee plekken: op de minuten die opgaan aan zoeken waar een stuk staat en op de uren die te laat of te laag worden geregistreerd. Allebei zijn het een kwestie van afstand: tussen de plekken waar je informatie staat, en tussen het moment dat je het werk uitvoert en het moment dat je het vastlegt. Deze afstand en daarmee de kans op urenlekkage verklein je eenvoudig met BaseNeQXt:
- Je klikt niet meer langs drie plekken voor een antwoord. Het dossier, de mail en de uren staan in dezelfde omgeving.
- Je tijdregistratie start mee zodra je een e-mail of een brief opstelt. Een stopwatch houdt bij waar je mee bezig bent en herinnert je eraan tijd te schrijven als je het vergeet. Daarmee vervalt de reconstructie aan het eind van de dag.
- Je legt ook vast wat je buiten kantoor doet. Was je die middag op zitting of bij de cliënt, dan zet je met de app een afspraak uit je agenda direct om naar uren. De registratie is klaar voordat je terug bent op kantoor.
- Je maakt een factuur van wat er al staat. De urenregels hangen aan het dossier, met de omschrijving erbij, dus je hoeft niets over te typen of later terug te zoeken.
Je zoekt daardoor niet meer naar waar iets staat en je registreert op het moment zelf in plaats van aan het eind van de dag. De uren die je opschrijft komen beter overeen met wat je uitgevoerde werkzaamheden en de minuten die je kwijt was aan zoeken besteed je aan een zaak.
Veelgestelde vragen over urenlekkage bij advocatenkantoren
Urenlekkage is de tijd die medewerkers besteden aan werk dat niet wordt geregistreerd of gedeclareerd. Denk aan niet-gelogde telefoontjes, tijd die opgaat aan zoeken naar het juiste document en reconstrueren, of declaraties die te laat of te laag worden opgemaakt. Het gaat bijna altijd om kleine momenten die samen een structureel verlies vormen.
Er is geen universeel gemiddelde, want het verschilt per kantoor en per werkwijze. Als vuistregel lekken kantoren met verspreide systemen, dus losse e-mail, gedeelde schijven en aparte tijdregistratie, structureel meer dan kantoren waar alles op één plek zit. Een eerlijke maatstaf is om één week bij te houden hoeveel minuten per dag er weggaan aan zoeken, reconstrueren en administratie die niets oplevert.
Omdat elk moment op zichzelf te klein voelt om actie op te ondernemen. Vijf minuten hier, tien minuten daar. Pas als je die momenten optelt over een week, een maand of een jaar wordt het patroon zichtbaar. Dat optellen gebeurt zelden vanzelf.
Software lost urenlekkage niet op. Een werkwijze doet dat. Maar software bepaalt wel hoe laagdrempelig die werkwijze is. Kost uren registreren twee klikken in het systeem dat je toch al gebruikt, dan doen mensen het vaker en op het juiste moment. Vereist het een extra stap in een apart systeem, dan schuiven mensen het vooruit en gaat er tijd verloren. In BaseNeQXt zitten dossierbeheer, urenregistratie en declareren in dezelfde omgeving, met een stopwatch die start bij handelingen zoals het opstellen van een e-mail.
Urenregistratie is het vastleggen van bestede tijd. Declarabiliteit is de verhouding tussen bestede tijd en gefactureerde tijd. Je kunt netjes uren registreren en toch een lage declarabiliteit hebben, bijvoorbeeld als je veel tijd op niet-declarabele taken schrijft. Urenlekkage raakt beide: uren die niet worden geregistreerd komen nooit bij de declaratie aan, en uren die te laag worden ingeschat verlagen je declarabiliteit structureel.
