Of je nu zelfstandig advocaat bent, een klein of middelgroot advocatenkantoor runt of werkt bij een kantoor met meerdere vestigingen: de juiste software is onmisbaar om efficiënt en veilig te kunnen werken.
Toch blijkt software kiezen in de praktijk lastiger dan gedacht. Het aanbod groeit snel, de verschillen lijken klein en elk pakket belooft de perfecte oplossing te zijn. Daarom is het belangrijk om gestructureerd te vergelijken. Met deze zes stappen maak je een gefundeerde keuze en voorkom je verrassingen tijdens de overstap.
- Stap 1 | Vergelijk leveranciers op basis van objectieve criteria
- Stap 2 | Plan demo’s met meerdere aanbieders
- Stap 3 | Vraag naar migratie-ervaring met jouw huidige systeem
- Stap 4 | Check referenties of klantcases
- Stap 5 | Vraag een concrete offerte op, inclusief migratiekosten
- Stap 6 | Overweeg om leveranciers te laten pitchen
- Veelgestelde vragen over het kiezen van advocatensoftware
Stap 1 | Vergelijk leveranciers op basis van objectieve criteria
Begin met het opstellen van een lijst met duidelijke criteria. Denk aan gebruiksgemak, beveiliging, functionaliteit, juridische specialisatie en ondersteuning. Ons advies? Stel een checklist op met de eisen die voor jouw kantoor essentieel zijn; van dossierbeheer tot tijdschrijven en facturatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
| Criterium | Wat je kan checken |
| Functionaliteit | Dekking van dossiers, tijd, facturatie, CRM, UBO, portaal |
| Veiligheid & AVG | Dataopslag, back-ups, audit logs, compliance |
| Gebruiksvriendelijkheid | Hoe intuïtief is de interface voor verschillende functies? |
| Supportniveau | Telefonisch, e-mail, chat? Nederlands- of Engelstalig? |
| Kosten & licentiemodel | Per gebruiker of kantoorbreed? Verborgen kosten? |
Waar de ene leverancier zich richt op eenvoud en een heldere interface, biedt de andere juist uitgebreide rapportages of integraties. Objectieve criteria helpen je om appels met appels te vergelijken en niet te kiezen op basis van marketingbeloften.
Stap 2 | Plan demo’s met meerdere aanbieders
Een demonstratie geeft het beste beeld van hoe een systeem werkt in de praktijk. Plan demo’s bij verschillende leveranciers zodat je kunt vergelijken op gebruiksgemak, snelheid en logica van de workflow. En laat verschillende medewerkers meekijken. Zij gaan immers ook met de software aan de slag.
Let tijdens de demo op hoe eenvoudig je dossiers vindt, documenten koppelt en uren registreert. Vraag gerust of de aanbieder de demo kan afstemmen op jouw werkwijze. Zo krijg je een eerlijk beeld van wat wel – en niet – bij je past.
Stap 3 | Vraag naar migratie-ervaring met jouw huidige systeem
Een overstap is spannend, zeker als je vertrouwt op gevoelige cliëntinformatie. Daarom is ervaring met veilige migratie onmisbaar. Vraag expliciet of de partij eerder kantoren heeft geholpen die van hetzelfde systeem, zoals Kleos, BaseNet, NEXT Matters of LegalSense, overstapten als jij. En informeer naar de aanpak: hoe worden dossiers, documenten en contactgegevens overgezet?
Bij BaseNet begeleiden we elke overstap persoonlijk: veilig, gecontroleerd en zonder dat jouw werk stilvalt.
Stap 4 | Check referenties of klantcases
Ervaringen van andere kantoren zeggen vaak meer dan brochures of specificaties. Bekijk klantcases op de website of vraag rechtstreeks naar referenties van kantoren die vergelijkbaar zijn met het jouwe.
Let hierbij niet alleen op de implementatie, maar ook op de service en ondersteuning na livegang. Een leverancier die duurzame relaties onderhoudt met klanten, is meestal ook op de lange termijn een veilige keuze.
Stap 5 | Vraag een concrete offerte op, inclusief migratiekosten
Een heldere offerte voorkomt verrassingen. Vraag altijd om een gespecificeerd voorstel waarin ook de migratiekosten, licenties, implementatie en training zijn opgenomen. Vergelijk offertes niet alleen op prijs, maar ook op waarde: wat krijg je terug in tijdswinst, stabiliteit en ondersteuning? Een transparante offerte helpt bovendien om intern draagvlak te krijgen voor de uiteindelijke keuze.
Stap 6 | Overweeg om leveranciers te laten pitchen
Bij grotere of gespecialiseerde kantoren kan het waardevol zijn om leveranciers te laten pitchen. In een korte presentatie laten ze zien hoe hun oplossing aansluit op jouw processen en doelen. Zo krijg je niet alleen inzicht in de technologie, maar ook in de mensen achter het systeem. En dat zegt vaak veel over de samenwerking op lange termijn.
Speciaal aanbevolen: vraag in de pitch om concrete voorbeelden van vergelijkbare kantoren. Dat helpt je beter te beoordelen wie écht begrijpt hoe jouw praktijk werkt.
Veelgestelde vragen over het kiezen van advocatensoftware
Let niet alleen op functies, maar vooral op de manier van samenwerken. Vraag om een demo die is afgestemd op jouw praktijk en controleer of de leverancier ervaring heeft met vergelijkbare kantoren. Een goede match herken je aan duidelijke communicatie, gebruiksvriendelijkheid en betrokken begeleiding bij de overstap.
Dat verschilt per kantoor, maar gemiddeld duurt het traject tussen de twee en drie weken. Bij BaseNet plannen we de overstap zorgvuldig, met persoonlijke begeleiding en een veilige datamigratie, zodat je gewoon kunt blijven werken tijdens het proces.
Ja, mits de software voldoet aan strikte beveiligingsnormen. BaseNet werkt met ISO 27001-gecertificeerde beveiliging, automatische back-ups en versleutelde verbindingen. Extra beveiligingsopties zoals IP-filters en twee-factor-authenticatie zijn beschikbaar. Zo blijven jouw dossiers altijd beschermd, ook bij werken op afstand.
Kies een platform dat meegroeit met je kantoor. BaseNet is modulair opgebouwd, zodat je eenvoudig nieuwe functies of gebruikers toevoegt zonder opnieuw te beginnen. Zo blijf je flexibel, nu én in de toekomst.
De kosten hangen af van de grootte van je kantoor en de functies die je nodig hebt.
Belangrijker dan de prijs alleen is de waarde: hoeveel tijd, fouten en dubbel werk bespaar je? Kies voor een leverancier die transparant is over licenties, migratie en support. Zo weet je precies waar je aan toe bent, zonder verrassingen achteraf.
