Jaarafsluiting in BaseNet: zo ga je goed voorbereid het nieuwe jaar in

Het einde van het jaar komt in zicht, en dat betekent dat het voor veel kantoren tijd is om de jaarafsluiting in orde te maken. Als je in je praktijk vertrouwt op BaseNet, wil je zeker weten dat je administratie aan het eind van het jaar klopt. Geen losse eindjes, geen verrassingen. Gewoon overzicht en controle. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je de jaarafsluiting voorbereidt in BaseNet. Praktisch, overzichtelijk en met oog voor jouw dagelijkse werkdruk.

Let op: Werkt jouw kantoor met een exportkoppeling naar Exact Online of Twinfield? Dan zijn onderdelen 3, 4, 5 en 7 in deze blog mogelijk niet van toepassing.

1. Onderhanden werk opvragen

Begin op tijd met het opvragen van het onderhanden werk, zodat dit correct meegenomen wordt in de balans en het resultaat. Dit doe je vóórdat je begint met het verwerken van facturen.

Standaard methode:

• Ga naar het facturatiescherm.
• Stel filters in tot en met 31 december.
• Sluit doorbelastingen uit.
• Gebruik het printer-icoon rechtsboven voor het overzicht.

Gebruikmaken van OHW-boeking (optioneel):

Kantoren met onze administratiemodule kunnen de OHW-boeking activeren. Hiermee worden de cijfers als grootboekmutaties verwerkt en kun je deze op elk gewenst moment terugvinden.

Let op: de aanvraag hiervoor moet komen van een beheerder, met vermelding van het gewenste grootboeknummer (balansrekening).

Tip: Werk je met toevoegingen? Draai dan twee aparte lijsten uit: één voor toevoegingsdossiers en één voor betalende dossiers. Als er nog geen basisbedrag is ingevoerd in het dossier, dan worden de uren namelijk berekend tegen het reguliere uurtarief. In het dossierfacturatiescherm kan je gebruik maken van de filter ‘Extra filter’ en voor je betalende dossiers de optie ‘Excl. Toevoeging dossiers’ kiezen. Voor je toevoegingsdossiers filter je op ‘Toevoeging dossiers’.

2. Volgnummeringen bijwerken

Gebruik je jaartallen in de volgnummeringen van dossiers, inkoop- of verkoopfacturen? Vergeet dan niet deze aan te passen in de bedrijfsinstellingen:

• Dossiers: onder Advocatuur
• Inkoopfacturen: onder Administratie
• Verkoopfacturen: onder Facturatie

Voor bank- en kasboekstukken pas je dit aan in de administratiemodule, door het eerste boekstuk van het jaar aan te maken via ‘Nieuw’ (plusicoon). Wijzig het volgnummer naar wens, bewaar het boekstuk en importeer vervolgens direct in dit nieuwe boekstuk de bankregels door links via het actiemenu te klikken op Importeren. De opvolgende bankmutaties importeer je vervolgens weer op de reguliere manier (zie hoofdstuk 10.2.4 van de BaseNet handleiding).

3. Nieuw boekjaar openen met openingsbalans

In BaseNet maak je eenvoudig een openingsbalans aan op basis van de eindbalans van het vorige jaar. Deze wordt gezamenlijk met het resultaat doorgezet naar het nieuwe jaar als openingsbalans. Zorg er wél voor dat alle boekstukken de status ‘Geboekt’ hebben.

• Ga naar Administratie > Verwerkingen en controles > Openen nieuw boekjaar met openingsbalans
• Geef aan op welke grootboekrekening het resultaat geboekt mag worden
• Je kunt splitsen op kostenplaatsen, kostensoorten en projecten
• Klik op Creëer openingsbalans

Deze handeling kan later opnieuw worden uitgevoerd zolang de beginbalans niet definitief is verwerkt.

4. Extra controle vóór de afsluiting

Controleer of er nog lopende boekstukken zijn, want:

• Ze worden niet meegenomen in de balans of resultatenrekening.
• Ze veroorzaken vaak verschillen in debiteuren/crediteuren ten opzichte van de balans.

Je vindt dit via Administratie > Verwerkingen en controles > Verwerken dagboeken, met de optie ‘Verwerk ook alle lopende boekstukken’. Die boekstukken dien je vervolgens links in het hoofdmenu via Administratie > Dagboeken aan te passen.

5. Dagboeken verwerken

Na de jaarafsluiting is het aan te raden om alle dagboeken te verwerken, zodat de bestaande boekstukken niet meer aanpasbaar zijn.

• Ga naar Administratie > Verwerkingen en controles > Verwerken dagboeken
• Zoek op het boekjaar
• Vink de dagboeken aan en klik aan de rechterzijde op het vinkje

Let op: Deze actie is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.

6. Boekperioden sluiten

Sluit de boekperioden en voorkom dat er per ongeluk in een afgesloten boekjaar wordt geboekt. Dit zorgt ervoor dat bestaande boekstukken niet kunnen worden aangepast en er geen nieuwe boekstukken kunnen worden aangemaakt in de betreffende boekperioden. Het zal dus niet mogelijk zijn dat er per ongeluk in het gesloten boekjaar wordt geboekt. Dit doe je via:

• Administratie > Verwerkingen en controles > Openen / sluiten boekperioden
• Selecteer:
  • Periode: Alle periode
  • Jaar: het gewenste jaar
  • Status: Dicht

Deze actie is omkeerbaar – je kunt periodes later weer openen als dat nodig is.

7. Boekjaar definitief verwerken

Tot slot kun je het boekjaar definitief afsluiten. Dit betekent dat er geen enkele boeking meer mogelijk is in dat jaar.

• Zoek op het gewenste jaar in Openen / sluiten boekperioden
• Open elke periode afzonderlijk
• Zet de status op ‘Verwerkt’

Let op: Deze actie is niet terug te draaien. Voer deze pas uit als de jaarrekening definitief is.

Vragen over de jaarafsluiting in BaseNet?

Of je nu een ervaren gebruiker bent of net begint met BaseNet, ons systeem ondersteunt je bij elke stap van de jaarafsluiting. Kom je er toch niet helemaal uit? Onze supportafdeling staat voor je klaar of raadpleeg onze handleiding in BaseNet.

Contact opnemen

Veelgestelde vragen over de jaarafsluiting