La «pérdida de horas» es el tiempo que dedicas a algo pero que no registras ni facturas. No se trata solo de lo que se te olvida anotar, sino también de los minutos que pasas buscando dónde está un documento y, por lo tanto, sin trabajar en el caso. En los bufetes de abogados, ese tiempo no se escapa de golpe. Se acumula en esos pequeños momentos del día que nunca cuentas por separado: un documento que está en otro sitio de donde pensabas, un correo que en realidad era una actualización del expediente pero que no se ha registrado en ningún sitio, una factura que no se prepara hasta el final de la semana.
En resumen, información que está repartida en varios sitios y cuyo registro supone un paso aparte. En este blog descubrirás por qué es tan difícil detectar la pérdida de horas, cómo se manifiesta en un día cualquiera y qué puedes hacer al respecto.
Por qué nunca te das cuenta de que se te escapan horas
No te das cuenta de cómo se te escapa el tiempo, porque cada momento por sí solo es demasiado breve como para llamarte la atención. Cinco minutos por aquí, diez por allá: muy poco como para hacer algo al respecto. Sabes que a veces pierdes tiempo, pero nunca relacionas esos momentos aislados con el panorama general.
Además, en tus cifras no se ve dónde se pierden los ingresos. Por tu tasa de facturación sí que ves que el porcentaje es decepcionante, pero no dónde se pierden los ingresos.
Cómo se ve la pérdida de horas en un día cualquiera
Abres una carpeta y buscas la última versión de un documento. ¿Está en tu correo, en el disco compartido o quizá en el sistema? Tres minutos.
Un rato después, un cliente te llama para preguntar por el contrato que enviamos la semana pasada. Ya sabes la respuesta, pero tienes que hacer clic en tres sitios antes de dársela con total seguridad. Cuatro minutos.
Al final del día, anotas tus horas y, a partir de tu agenda, tu correo y tu memoria, reconstruyes lo que has hecho exactamente. Te olvidas de una parte. Quince minutos.
Una semana después, tienes que hacer una factura por un proyecto que ya se ha terminado y tienes que buscar qué se hizo, cuándo y quién lo hizo. La información está ahí, pero dispersa. Veinte minutos.
Cada uno de esos momentos es demasiado breve como para dedicarle tiempo. Pero, sumados, ya suman fácilmente tres cuartos de hora al día por persona. Con cinco abogados, eso supone más de 800 horas al año.
Introduce tu propia tarifa por hora y verás cuánto te cuesta cada año.
Qué puedes hacer al respecto
La pérdida de horas se concentra en dos aspectos: en los minutos que se pierden buscando dónde está un documento y en las horas que se registran con retraso o por debajo de lo real. Ambas son una cuestión de distancia: entre los lugares donde está la información y entre el momento en que realizas el trabajo y el momento en que lo registras. Con BaseNeQXt puedes reducir fácilmente esta distancia y, con ello, la probabilidad de que se produzca una pérdida de horas:
- Ya no tienes que hacer clic en tres sitios diferentes para encontrar una respuesta. El expediente, el correo y las horas están en el mismo entorno.
- El registro de tu tiempo empieza en cuanto empiezas a redactar un correo electrónico o una carta. Un cronómetro lleva la cuenta de lo que estás haciendo y te recuerda que apuntes el tiempo si se te olvida. Así ya no hace falta reconstruirlo todo al final del día.
- También tienes que anotar lo que haces fuera de la oficina. Si esa tarde estabas en una vista o con un cliente, con la app puedes convertir directamente una cita de tu agenda en horas facturables. El registro estará listo antes de que vuelvas a la oficina.
- Haces una factura con lo que ya hay. Las normas sobre el horario están adjuntas al expediente, junto con la descripción, así que no tienes que volver a escribir nada ni buscarlo más tarde.
Así ya no tienes que buscar dónde está cada cosa y lo anotas en el momento, en lugar de al final del día. Las horas que anotas se ajustan mejor al trabajo que has realizado, y los minutos que antes perdías buscando ahora los dedicas a un proyecto.
Preguntas frecuentes sobre la pérdida de horas en los bufetes de abogados
La «pérdida de horas» es el tiempo que los empleados dedican a tareas que no se registran ni se facturan. Piensa, por ejemplo, en llamadas telefónicas no registradas, el tiempo que se pierde buscando el documento adecuado y reconstruyendo la información, o en facturas que se emiten demasiado tarde o por un importe inferior al debido. Casi siempre se trata de pequeños momentos que, sumados, suponen una pérdida estructural.
No hay una media universal, porque varía según la oficina y la forma de trabajar. Como regla general, las oficinas con sistemas dispersos —es decir, correo electrónico independiente, discos compartidos y registro de horas por separado— suelen tener más pérdidas de tiempo de forma habitual que las oficinas donde todo está en un solo sitio. Una forma justa de medirlo es llevar un registro durante una semana de cuántos minutos al día se pierden en buscar cosas, reconstruir información y hacer trámites que no aportan nada.
Porque cada momento por sí solo parece demasiado breve para pasar a la acción. Cinco minutos por aquí, diez minutos por allá. Solo cuando sumas esos momentos a lo largo de una semana, un mes o un año, se hace visible el patrón. Y esa suma rara vez se hace sola.
El software no resuelve la pérdida de horas. Eso lo hace un método de trabajo. Pero el software sí determina lo fácil que es aplicar ese método. Si registrar las horas te lleva dos clics en el sistema que ya usas, la gente lo hará más a menudo y en el momento adecuado. Si hay que dar un paso más en un sistema aparte, la gente lo va posponiendo y se pierde tiempo. En BaseNeQXt, la gestión de expedientes, el registro de horas y la facturación están en el mismo entorno, con un cronómetro que se pone en marcha al realizar acciones como redactar un correo electrónico.
El registro de horas consiste en anotar el tiempo dedicado a cada tarea. La facturabilidad es la relación entre el tiempo dedicado y el tiempo facturado. Puedes llevar un registro de horas muy ordenado y, aun así, tener una baja facturabilidad, por ejemplo, si dedicas mucho tiempo a tareas que no se pueden facturar. La «pérdida de horas» afecta a ambos aspectos: las horas que no se registran nunca llegan a la factura, y las horas que se subestiman reducen tu facturabilidad de forma estructural.
