In de advocatuur is e-mail een essentieel communicatiemiddel. Het stelt advocatenkantoren in staat om snel en efficiënt te communiceren met cliënten, collega’s en andere betrokken partijen. Echter, het gebruik van reguliere e-mailapplicaties kan leiden tot beveiligingsrisico’s en inefficiëntie. Daarom is veilige e-mailintegratie van groot belang voor advocatenkantoren. In deze blog bespreken we het belang van veilige e-mailintegratie, inclusief digitaal ondertekenen en aangetekend mailen, en hoe dit de efficiëntie en beveiliging van advocatenkantoren kan verbeteren.
Veilige e-mailintegratie
Als advocatenkantoor is het van cruciaal belang om te zorgen voor een veilige en efficiënte manier van communiceren. In dit digitale tijdperk waarin vertrouwelijke informatie gemakkelijk kan worden blootgesteld aan risico’s, is veilige e-mailintegratie een prioriteit geworden. Het stelt advocatenkantoren in staat om hun communicatieprocessen te stroomlijnen en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid en integriteit van gevoelige informatie te waarborgen.
Tekst gaat verder onder de foto.
Veel meer dan Outlook
E-mailintegratie in de advocatuur gaat veel verder dan het gebruik van generieke e-mailapplicaties zoals Outlook. Het is speciaal ontwikkeld om aan de unieke behoeften van advocatenkantoren te voldoen. Een van de belangrijkste voordelen is de automatische opslag van e-mails in het dossier en onder de relevante relatie. Deze gestroomlijnde manier van opslaan zorgt ervoor dat e-mails gemakkelijk terug te vinden zijn en dat er tijd kan worden geschreven op basis van de bestede tijd aan een e-mail. De stopwatch loopt tijdens het lezen van de mail namelijk gewoon mee.
Daarnaast is er bij de ontwikkeling van e-mailintegratie ook rekening gehouden met de samenwerking tussen advocaten en het secretariaat. Automatische taken zoals het printen van e-mails, het voor elkaar klaarzetten van documenten en het verzenden van e-mails met andere ondertekeningen maken het werk tussen advocaten en het secretariaat efficiënter.
Digitaal ondertekenen voor advocaten
Naast de reguliere e-mailfunctionaliteiten biedt veilige e-mailintegratie ook de mogelijkheid van digitaal ondertekenen. In samenwerking met ValidSign en Aiopener heeft BaseNet ervoor gezorgd dat documenten digitaal kunnen worden ondertekend door cliënten. Dit verkort het tijdrovende proces van het printen, opsturen, ondertekenen, ontvangen en scannen van documenten tot slechts een e-mail en een digitale handtekening.
De digitale handtekening die wordt gebruikt, voldoet aan alle relevante wetgeving en richtlijnen in de Europese Unie en andere delen van de wereld. Zowel de Amerikaanse als de Europese wetgeving bepalen dat elektronische documenten en handtekeningen juridisch bindend zijn en dezelfde rechtsgevolgen hebben als traditionele papieren documenten en handgeschreven handtekeningen. Met digitaal ondertekenen kunnen advocatenkantoren dus sneller en efficiënter documenten ondertekenen, terwijl de rechtsgeldigheid volledig behouden blijft.
Aangetekend mailen
Een ander belangrijk aspect van veilige e-mailintegratie is aangetekend mailen. Door samen te werken met Aangetekend Mailen biedt BaseNet advocatenkantoren de mogelijkheid om e-mails beveiligd en rechtsgeldig te versturen. Hierbij voldoet Aangetekend Mailen aan de EU-verordening eIDAS, waardoor de mails een juridisch geldende status krijgen.
Aangetekend Mailen waarborgt onder andere de raadpleegbaarheid van de inhoud door beide partijen, de authenticiteit van de inhoud, het vaststellen van het moment van totstandkoming en het voldoende vaststellen van de identiteit van de partijen. Hiermee biedt het een veilige en betrouwbare manier om belangrijke documenten via e-mail te verzenden, terwijl de juridische geldigheid wordt gegarandeerd.
Tekst gaat verder onder de foto.
Conclusie
Veilige e-mailintegratie is van groot belang voor advocatenkantoren. Het stelt hen in staat om op een efficiënte en beveiligde manier te communiceren met cliënten en andere betrokkenen. Door gebruik te maken van speciaal ontwikkelde e-mailintegratie, kunnen advocatenkantoren e-mails automatisch opslaan in het dossier, tijdregistratie vereenvoudigen, digitaal ondertekenen faciliteren en aangetekend mailen mogelijk maken. Dit verhoogt de efficiëntie, beschermt de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie en zorgt voor juridisch bindende communicatie.
Wilt u meer weten over veilige e-mailintegratie voor advocatenkantoren? Neem dan contact met ons op via sales@basenet.be of bel ons op +32 15 540 045. Ons team staat klaar om u te helpen bij het implementeren van een veilige en efficiënte e-mailoplossing die voldoet aan uw specifieke behoeften. Verbeter de beveiliging en efficiëntie van uw advocatenkantoor vandaag nog met onze veilige e-mailintegratie!